Novinky

Archivace dokumentů:

Firma během svého provozu vytvoří nepřeberné množství dokladů a dokumentů – účetních, daňových i jiných. Jakmile je využije pro jejich daný účel, stávají se nadbytečnými. Právní normy však nedovolují doklady ničit, nýbrž přikazují jejich archivaci. Archivace dokumentů, zejména archivace účetních dokumentů a archivace personálií organizací je z hlediska státních archivů sledována. Porušením jednotlivých ustanovení zákona o archivnictví se podniky nebo organizace dopouští přestupku, případně správního deliktu a může být finančně sankcionována a to velmi významně.

Zákon o účetnictví dělí formy dokladů:

• Listinná podoba – účetní záznam provedený na analogový nosič rukopisem, psacím strojem, tiskařskými nebo reprografickými technikami anebo tiskovým výstupním zařízením výpočetní techniky
• Technická podoba – účetní záznam provedený elektronickým, optickým nebo jiným způsobem, který umožňuje jeho převedení do formy, v níž je jeho obsah pro fyzickou osobu čitelný
• Smíšená podoba – účetní záznam v listinné formě obsahující také informace v technické formě pro osobu nečitelné, které umožňuje jeho převedení do formy, v níž je jeho obsah pro fyzickou osobu čitelný

Ať už se však doklady nacházejí v jakékoli formě, musí splňovat podmínku čitelnosti pro fyzickou osobu. V opačném případě musí být jejich čitelnost zajištěna odpovídajícím technickým vybavením. Kromě toho musí podnikatel dohlédnout na to, aby jeho účetní záznamy byly po celou dobu archivace ochráněny před zneužitím, poškozením, zničením, neoprávněnou změnou, ztrátou nebo odcizením.

Podnikatel má ze zákona povinnost vést účetnictví (zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví). V souvislosti s touto povinností mu na základě provozních operací v podniku vznikají účetní doklady. Ty mohou mít podobu listinou, technickou či smíšenou. Doklady, které musí podnikatel podle § 31 zákona o účetnictví archivovat po konci účetního období, jsou:

• účetní závěrka, výroční zpráva – 10 let
• účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh, přehledy – 5 let
• účetní záznamy, kterými účetní jednotky dokládají vedení účetnictví – 5 let

Podnikatelé, kteří mají zaměstnance, musí také podle zákona č. 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení, vést odpovídající personální evidenci zejména v souvislosti s důchodovým pojištěním zaměstnanců. Archivovat se musí dokumenty od roku, který následuje po roce, kterého se dokumenty týkají:

• stejnopisy evidenčních listů – 3 roky
• mzdové listy, účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění – 30 let (u starobního důchodu pouze 10 let)
• u obchodní společnosti (a obdobně i družstva) seznam společníků, členů statutárního orgánu, dozorčí rady a přehled, kdy tato společnost neodvedla pojistné na sociální zabezpečení a příspěvek na státní politiku zaměstnanosti – 6 let (3 roky po zaplacení dlužného pojistného)

Podnikatelé – plátci daně z přidané hodnoty (DPH) – nesmí zapomenout založit do svého archivu také daňové doklady. Podle § 27 zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, se pak takové doklady skladují 10 let od konce zdaňovacího období.